Valores elevados de caixa

A sua questão está relacionada com um saldo elevado na conta caixa e na conta 268 – Acionistas/sócios – Outras operações. Questiona o procedimento que deve adotar para regularizar estes valores na contabilidade.
A principal preocupação deve ser a regularidade técnica que o contabilista certificado da entidade em causa está a imprimir à contabilidade do sujeito passivo. Em face disto recomendamos alguns procedimentos como os que se seguem.
Em face da divergência nos valores, nomeadamente da conta caixa e saldo da conta 268 – Acionistas/sócios – Outras operações deve dar-se especial atenção à reconciliação bancária, ao controlo de inventários e à faturação do sujeito passivo (conta clientes) para afastar qualquer dúvida que possa levar a supor que o valor elevado em caixa se deva a vendas não faturadas.
Se o saldo de caixa não corresponde à realidade deve também averiguar quais eram as contas que serviam de contrapartida a esses lançamentos e regularizar os lançamentos.
Apenas se deve registar, na conta caixa, movimentos de tesouraria de caráter residual, todas as operações, sejam de recebimentos ou de pagamentos, materialmente relevantes, ser movimentadas por contas bancárias, por contrapartida das respetivas contas a receber e a pagar (de terceiros).
A conta caixa é debitada por todas as entradas de dinheiro (recebimentos), consubstanciadas em notas e moedas recebidas e, bem assim, cheques emitidos por terceiros, e creditada pelas saídas (pagamentos) em contrapartida das contas correspondentes às operações que originaram os recebimentos ou os pagamentos.
De acordo com as notas de enquadramento do Código de Contas do SNC, a conta de caixa apenas deve conter os meios líquidos de tesouraria, como sejam as notas de banco e moedas metálicas em curso legal, cheques recebidos e vales postais.
Para controlar o saldo de caixa pode ser utilizada a folha de caixa. A gerência deve empenhar-se em registar diariamente todas as operações realizadas por caixa para que depois seja dado o correto reflexo na contabilidade da entidade.
Não compete ao contabilista certificado efetuar a contagem de caixa do final do período. Tal tarefa será da competência da gerência/administração da empresa que deve facultar ao CC o documento com tal contagem.
A existência dessa contagem de caixa não dispensa a elaboração de folhas de caixa que permitirá o controlo regular das entradas e saídas de caixa e proporcionarão meios ao CC para registar tal operação na contabilidade.
Quando uma contabilidade evidencia um saldo de caixa bastante elevado e não existe documentação que ateste que esse valor é verdadeiro, quando o órgão de gestão não facultou ao contabilista certificado documentação de suporte ou alguma explicação acerca daquele saldo, consideramos que o contabilista certificado não se encontra em condições para encerrar o exercício, pois não é assegurada a regularidade contabilística e fiscal da entidade.
Perante um saldo de caixa elevado caso conclua que tal situação decorre de erro contabilístico que afete gastos ou rendimentos de anos anteriores, haverá que proceder à correção do saldo da conta caixa sempre suportando os movimentos com documentos justificativos, neste caso documentos assinados pela gerência, usando para tal a conta 56 – Resultados transitados se assumirem grande relevo na informação veiculada pelas demonstrações financeiras, ou as contas 6881/7881 – Correções relativas a períodos anteriores, no caso de correções favoráveis ou desfavoráveis resultantes de erros ou omissões relacionadas com exercícios anteriores que sejam de pouco relevo (vide parágrafo 6 da NCM – Politicas contabilísticas, alterações nas estimativas contabilísticas e erros, parágrafos 6.1 a 6.10).
Em relação a casos em que o dinheiro de caixa não se encontre na posse da empresa, pode presumir-se que reverteu a favor dos sócios devendo ser aplicado o tratamento que normalmente é dado aos adiantamentos por conta de lucros (são considerados como rendimentos de capitais - categoria E do IRS), dando lugar à correspondente retenção na fonte à taxa de 28 por cento (art.º 71.º, n.º 1 a) do CIRS). Para sustentar este lançamento contabilístico deverá existir, por exemplo, uma ata, ou outro documento de idêntica natureza assinado por todos os sócios, onde se reconhece que estes fizeram o levantamento da quantia em falta.
Tal lançamento nunca pode ser efetuado por simples iniciativa do CC que considerou que as verbas reverteram a favor do sócio, embora possam existir esses indícios. Um lançamento deste tipo carece sempre da confirmação escrita do órgão de gestão da empresa.
Por outro lado caso não se conclua pelo levantamento da verba por parte dos sócios, também poderemos estar perante despesas não documentadas, ou se as regularizações forem efetuadas sem documentos de suporte válidos deve ter em conta as consequências em termos de tributação explanadas no n.º 1 do art.º 88.º do CIRC: «As despesas não documentadas são tributadas autonomamente, à taxa de 50 por cento, sem prejuízo da sua não consideração como gastos nos termos do art.º 23.º do CIRC.»
No que toca às demonstrações financeiras já elaboradas, não estando de acordo com a realidade, a correção deverá ser prospetiva de acordo com o parágrafo 6 da NCM. Os erros de períodos anteriores são igualmente corrigidos na informação comparativa apresentada nas demonstrações financeiras desse período posterior.
Caso se conclua que existem erros que, comprovadamente, tenham sido cometidos em períodos para os quais já decorreu o prazo de caducidade da liquidação dos impostos que seriam aplicáveis, a AT já não pode vir exigir o pagamento de tais impostos (cf. art.º 45.º da LGT).
Deixamos uma nota para o caso de não lhe serem facultados (pela gerência) todos os elementos. Estará prejudicada a regularidade técnica e fiscal da contabilidade desse sujeito passivo, não devendo assumir a responsabilidade pela execução dessa contabilidade até ao momento em que o sujeito passivo reúna todos os documentos que lhe são necessários ao bom desempenho profissional.
Para mais esclarecimentos da sua responsabilidade profissional, rescisão de contrato, eventual pedido de recusa de assinatura, nos termos do artigo n.º 72.º, n.º 2 do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados deve contactar o nosso departamento jurídico, por telefone ou através de mensagem, na Pasta CC.